Você já chegou no prazo limite de uma tarefa sem conseguir concluí-la e ficou se perguntando “Por que não comecei isso antes?”, “Como isso aconteceu?”, “O que deu errado?”, “Por que você perdeu o foco?”.
Bem, houve as horas que você passou relendo e-mails e checando as redes sociais, a “preparação” excessiva, as pausas para o café e o tempo gasto em outras tarefas que você poderia ter deixado com segurança para a próxima semana.
Soa familiar? Se assim for, você não está sozinho!
A procrastinação é uma armadilha na qual muitos de nós caímos. Na verdade, de acordo com o pesquisador e palestrante Piers Steel, 95% de nós procrastinamos em algum grau. Embora possa ser reconfortante saber que você não está sozinho, pode ser preocupante perceber o quanto isso pode atrapalhá-lo.
Procrastinação é o mesmo que preguiça?
Muitas vezes a procrastinação é confundida com preguiça, mas são bem diferentes.
A procrastinação é um processo ativo – você escolhe fazer outra coisa em vez da tarefa que sabe que deveria estar fazendo. Em contraste, a preguiça sugere apatia, inatividade e falta de vontade de agir.
A procrastinação geralmente envolve ignorar uma tarefa desagradável, mas provavelmente mais importante, em favor de uma que seja mais agradável ou mais fácil.
Mas ceder a esse impulso pode ter sérias consequências. Por exemplo, mesmo pequenos episódios de procrastinação podem nos fazer sentir culpados ou envergonhados. Isso pode levar à redução da produtividade e fazer com que deixemos de alcançar nossos objetivos.
Se procrastinarmos por um longo período de tempo, podemos ficar desmotivados e desiludidos com o nosso trabalho, o que pode levar à depressão e até à perda do emprego, em casos extremos.
Como vencer a procrastinação
Como acontece com a maioria dos hábitos, é possível superar a procrastinação. Siga os passos abaixo para ajudá-lo a lidar e prevenir a procrastinação:
Etapa 1: reconheça que você está procrastinando
Você pode estar adiando uma tarefa porque teve que priorizar novamente sua carga de trabalho. Se você está atrasando brevemente uma tarefa importante por um motivo genuinamente bom, não está necessariamente procrastinando. No entanto, se você começar a adiar as coisas indefinidamente ou mudar o foco porque deseja evitar fazer algo, provavelmente está.
Você também pode estar procrastinando se:
- Preenche o seu dia com tarefas de baixa prioridade.
- Deixa parado um item em sua lista de tarefas por muito tempo, mesmo que seja importante.
- Lê e-mails várias vezes sem tomar uma decisão sobre o que fazer com eles.
- Começa uma tarefa de alta prioridade e na metade sai para fazer um café.
- Preenche seu tempo com tarefas sem importância que outras pessoas lhe pedem para fazer, em vez de continuar com as tarefas importantes que já estão em sua lista.
- Espera estar no “humor certo” ou espere o “momento certo” para realizar uma tarefa.
Etapa 2: descubra POR QUE você está procrastinando
Você precisa entender as razões pelas quais está procrastinando antes de começar a lidar com isso.
Por exemplo, você está evitando uma determinada tarefa porque acha ela chata ou desagradável? Nesse caso, tome medidas para removê-la rapidamente, para que você possa se concentrar nos aspectos de seu trabalho que considera mais agradáveis.
A má organização pode levar à procrastinação. As pessoas organizadas superam isso com sucesso porque usam listas de tarefas priorizadas e criam cronogramas eficazes. Essas ferramentas ajudam você a organizar suas tarefas por prioridade e prazo.
Mesmo se você for organizado, ainda pode se sentir sobrecarregado por uma tarefa. Talvez você tenha dúvidas sobre sua capacidade e esteja preocupado em falhar, então você adia e busca conforto em fazer um trabalho que sabe que é capaz de concluir.
Algumas pessoas temem o sucesso tanto quanto o fracasso. Eles acham que o sucesso os levará a serem inundados com pedidos para assumir mais tarefas.
Surpreendentemente, os perfeccionistas costumam ser procrastinadores. Freqüentemente, eles preferem evitar fazer uma tarefa para a qual não sentem que têm as habilidades necessárias, do que fazê-la de maneira imperfeita.
Outra causa importante da procrastinação é a má tomada de decisões. Se você não consegue decidir o que fazer, provavelmente adiará a ação caso faça a coisa errada.
Aviso:
Para algumas pessoas, a procrastinação é mais do que um mau hábito; é um sinal de um grave problema de saúde subjacente. Por exemplo, TDAH, TOC, ansiedade e depressão estão associados à procrastinação.
Além disso, a pesquisa sugere que a procrastinação pode ser uma causa de estresse e doenças graves. Então, se você sofre de procrastinação crônica ou debilitante, uma dessas condições pode ser a culpada, e você deve procurar o conselho de um profissional treinado.
Passo 3: Adote Estratégias Anti-Procrastinação
A procrastinação é um hábito – um padrão de comportamento profundamente enraizado. Isso significa que você provavelmente não pode quebrá-lo de uma hora para a outra.
Os hábitos só deixam de ser hábitos quando você evita praticá-los, então tente o máximo possível das estratégias abaixo para ter a melhor chance possível de sucesso.
Perdoe-se por procrastinar no passado.
Estudos mostram que o autoperdão pode ajudá-lo a se sentir mais positivo sobre si mesmo e reduzir a probabilidade de procrastinação no futuro.
Comprometa-se com a tarefa.
Concentre-se em fazer, não em evitar. Anote as tarefas que você precisa concluir e especifique um horário para realizá-las. Isso o ajudará a lidar com seu trabalho de forma proativa.
Prometa a si mesmo uma recompensa.
Se você concluir uma tarefa difícil a tempo, recompense-se com uma guloseima, como uma fatia de bolo ou um café da sua cafeteria favorita. E certifique-se de perceber como é bom terminar as coisas!
Peça a alguém para verificar você.
A pressão dos colegas funciona! Este é o princípio por trás dos grupos de autoajuda. Se você não tem ninguém para perguntar, existem ferramentas online que podem ajudá-lo a se automonitorar.
No Happiness FIT também existe um grupo de apoio para esse tipo de atividade.
Aja imediatamente.
Enfrente as tarefas assim que elas surgirem, em vez de deixá-las acumular ao longo do dia.
Reformule seu diálogo interno.
As frases “preciso” e “tenho que”, por exemplo, implicam que você não tem escolha no que fazer. Isso pode fazer você se sentir impotente e pode até resultar em auto-sabotagem.
No entanto, dizer “eu escolho” implica que você possui um projeto e pode fazer com que você se sinta mais no controle de sua carga de trabalho.
Minimize as distrações.
Desligue seu e-mail e mídia social e evite sentar perto de uma televisão enquanto trabalha!
Procure eliminar “os espinhos” logo de cara, todos os dias!
Tire do caminho aquelas tarefas que você acha menos agradáveis. Isso lhe dará o resto do dia para se concentrar no trabalho que achar mais agradável.
Dica:
Uma abordagem alternativa é abraçar “a arte do atraso”. Pesquisas mostram que a “procrastinação ativa” – ou seja, atrasar deliberadamente o início de algo para que você possa se concentrar em outras tarefas urgentes – pode fazer você se sentir mais desafiado e motivado para fazer as coisas. Essa estratégia pode funcionar particularmente bem se você for alguém que prospera sob pressão.
No entanto, se você decidir procrastinar ativamente, evite colocar seus colegas de trabalho sob pressão desnecessária, desagradável e indesejada!
Se você está procrastinando porque acha uma tarefa desagradável, tente se concentrar no “jogo longo”. Pesquisas mostram que pessoas impulsivas são mais propensas a procrastinar porque estão focadas em ganhos de curto prazo.
Combata isso identificando os benefícios de longo prazo de concluir a tarefa. Por exemplo, isso poderia afetar sua avaliação anual de desempenho ou bônus de fim de ano?
Outra maneira de tornar uma tarefa mais agradável é identificar as consequências desagradáveis de evitá-la. Por exemplo, o que acontecerá se você não concluir o trabalho? Como isso pode afetar seus objetivos pessoais, de equipe ou organizacionais?
Ao mesmo tempo, pode ser útil reformular a tarefa observando seu significado e relevância. Isso aumentará seu valor para você e fará com que seu trabalho valha mais a pena. Também é importante reconhecer que muitas vezes podemos superestimar o desconforto de uma tarefa. Então dê uma chance! Afinal, você pode descobrir que não é tão ruim quanto você pensava!
Se você procrastina porque é desorganizado, aqui estão seis estratégias para ajudá-lo a se organizar:
Mantenha uma lista de tarefas.
Isso evitará que você se esqueça “convenientemente” dessas tarefas desagradáveis ou esmagadoras.
Priorize sua Lista de Tarefas usando o Princípio Urgente/Importante de Eisenhower.
Isso permitirá que você identifique rapidamente as atividades nas quais deve se concentrar, bem como aquelas que pode ignorar.
Torne-se um mestre em programação e planejamento de projetos.
Se você tem um grande projeto ou vários projetos em andamento e não sabe por onde começar, essas ferramentas podem ajudá-lo a planejar seu tempo com eficiência e reduzir seus níveis de estresse.
Enfrente as tarefas mais difíceis nos horários em que você é mais eficaz.
Você trabalha melhor de manhã ou à tarde? Identifique quando você é mais eficaz e faça as tarefas que achar mais difíceis nesses momentos.
Estabeleça metas com prazo determinado.
Definir prazos específicos para concluir tarefas o manterá no caminho certo para atingir seus objetivos e significará que você não terá tempo para procrastinação!
Use aplicativos de gerenciamento de tarefas e tempo.
Existem inúmeros aplicativos desenvolvidos para te ajudar a ser mais organizado, como o Trello e o Toggl, por exemplo.
Se você está propenso a atrasar projetos porque sente muita pressão, tente dividi-los em partes mais gerenciáveis e tangíveis. Organize seus projetos em tarefas menores e concentre-se em iniciá-los, em vez de finalizá-los.
Em seu livro de 2011, “The Procrastination Cure”, Jeffery Combs sugere lidar com tarefas em rajadas de 15 minutos de atividade. Alternativamente, você pode criar um Plano de Ação para organizar seu projeto. Comece com tarefas rápidas e pequenas primeiro. Essas “pequenas vitórias” lhe darão uma sensação de realização e farão com que você se sinta mais positivo e menos sobrecarregado pelo projeto ou objetivo maior pelo qual está trabalhando.
Pontos chave
A procrastinação é o hábito de adiar uma tarefa importante, geralmente concentrando-se em atividades menos urgentes, mais agradáveis e mais fáceis. É diferente da preguiça, que é a falta de vontade de agir.
A procrastinação pode restringir seu potencial e prejudicar sua carreira. Também pode atrapalhar o trabalho em equipe, reduzir o moral e até levar à depressão e à perda do emprego. Portanto, é crucial tomar medidas proativas para evitá-lo.
O primeiro passo para superar a procrastinação é reconhecer que você está fazendo isso. Em seguida, identifique as razões por trás do seu comportamento e use estratégias adequadas para gerenciá-lo e superá-lo.